Desenvolver um bom sistema de gestão de processos de negócio é fundamental em qualquer empresa que deseje ampliar seu target, expandir sua marca e ampliar seu faturamento médio. Entretanto, conseguir identificar de forma sistêmica os processos existentes em uma organização, diagnosticar suas falhas e gargalhos de ineficiência, além de promover com precisão frameworks de melhorias de acordo com a necessidade da organização são, definitivamente, tarefas para profissionais. Entretanto, nesse artigo você irá aprender os 8 passos de otimização de processos para sua empresa! Reduza seus custos e aumente sua produtividade através dos passos seguintes:
Posicionamento do Projeto
Nessa etapa, o objetivo é evidenciar ao núcleo gerencial da empresa e a necessidade de desenvolver um redesenho nos processos de gestão da companhia. Se tratando de pequenas e médias empresas, essa etapa passa pela tomada de consciência de que existem falhas que formam obstáculos ao aumento de receitas da organização. Essa avaliação poderá se tornar mais clara com o auxílio de indicadores de desempenho, ferramentas de análise de cenários (como a realização de uma Matriz SWOT), além de mecanismos de gestão estratégica, como o Balanced Scorecard. Esses recursos de planejamento estratégico revelarão qual o desempenho da empresa em um processo.
Definição do Projeto
Aqui é o momento de identificar quais são os processos que merecem ajustes, assim como escolher as equipes de trabalho (caso este projeto não seja realizado por meio de uma consultoria independente).
Definição do alvo
Aqui deve-se compreender “onde se quer chegar”, qual o modelo que deve ser alcançado. Nesse ponto, uma ferramenta auxiliar que pode ser bastante interessante nessa tarefa de otimização de processos é a realização de benchmarking (processo sistemático de adoção das melhores práticas empresariais, estabelecidas a partir da comparação com os grandes players do mercado). Entender qual o segredo dos melhores pode encurtar sua corrida ao sucesso!
Análise crítica dos processos
Aqui o objetivo será dissecar todos os elementos que compõem o processo a ser reestruturado. Compreender “como ele é” ou “onde estou” é essencial para perceber o que falta para atingir a excelência. Acesse nossa palestra “Visão por Processos” para entender as etapas mais importantes desta atividade e garantir que todos os detalhes serão considerados durante esta análise.
Implantação
Chegamos ao objetivo supremo da melhoria e otimização de processos, implementação de uma reestruturação visando otimizar a conexão entre todos os envolvidos nas atividades de um determinado processo, eliminando sobreposições de tarefas, enxugando áreas dispensáveis e tornando o fluxo dos negócios da companhia mais célere e contínuo.
Retroação
A última etapa consiste quase em um “looping” ao início do procedimento. É o monitoramento permanente do que já foi feito até aqui e a reaplicação de todo o ciclo de otimização de processos.
A gestão por processos permite que todos os passos da organização sejam destrinchados minuciosamente, facilitando a identificação de erros e planejamento de reestruturação. Embora existam ainda outras estratégias auxiliares na sua otimização de processos, como a realização de benchmarking, o ideal é que as pequenas e médias empresas recorram ao trabalho especializado de uma consultoria de gestão.
Uma abordagem moderna na coordenação entre pessoas, tecnologia e processos, culminando na compreensão global da cadeia de valor da companhia, melhoria no desempenho e consequente aumento do faturamento, são patamares que podem ser alcançados mais facilmente por meio do trabalho de especialistas em incrementos de resultados!
E você, é pequeno ou médio empresário? O que você conhece sobre gestão e melhoria de processos? Deixe aqui seu comentário e vamos aprofundar o tema!
