As organizações modernas são constituídas por uma profusão de paradigmas que se interrelacionam e interagem com o ambiente em busca do alcance da missão institucional da companhia. Pessoas, processos, tecnologia, instalações físicas, estratégias, são diversos fatores que se comunicam permanentemente na companhia, em uma efervescência dinâmica de atividades que, muitas vezes, não são otimizadas e fazem com que a empresa perca o foco e a clareza do caminho a ser seguido.
Mas como aprender a mapear a dinâmica da empresa e implementar estratégias inteligentes e precisas de otimização de processos? Você descobrirá neste artigo como desenvolver um olhar corporativo crítico à sua organização e o que fazer para reestruturar suas atividades, reduzindo custos e aumentando sua produtividade!
O ABC da otimização de processos e implementação de melhorias: você TEM que saber disso!
É possível saber se sua empresa necessita de um trabalho profundo de otimização de processos, dentre muitos outros caminhos, através desses passos:
1) Mapeie os processos internos
Nessa etapa serão levantadas todas as sequências de atividades da empresa, do operacional ao núcleo estratégico. Este é o momento de diálogo com todos os parceiros envolvidos no processo produtivo, buscando entender, por exemplo, como é feito o contato inicial com um fornecedor, qual a sistemática utilizada para reposição de suprimentos, relação entre o setor de compras e o setor produtivo, trabalho realizado pela equipe de venda na divulgação do produto acabado, etc. Mapear é conhecer as vísceras da empresa e detectar onde estão as falhas ou processos desnecessários.
2) Realize “benchmarking”
As comparações dos seus processos com as melhores práticas de mercado podem dar um norte ao pequeno e médio empresário, auxiliando-o a visualizar onde sua organização deve chegar. Essa perspectiva certamente irá revelar a necessidade de otimização de processos internos.
3) Através dos 2 itens anteriores, verifique em que patamar sua empresa está
Depois de verificar a situação atual do seu processo, é importante definir quais resultados devem ser alcançados e definir todas as ações necessárias para que estes objetivos sejam alcançados.
4) Ação
Uma vez detectada a necessidade de otimização de processos, esse é o momento de implementar as melhorias, visando preencher gaps (lacunas) de eficiência na companhia. Por exemplo, se sua empresa não tem um sistema dinâmico de aquisição de matérias-primas e o seu concorrente se utiliza de ferramentas de tecnologia da informação para monitorar a situação dos estoques e o PP (Ponto de Pedido), é a hora de se adequar ao mercado!
Ciclo de Deming ou PDCA na identificação de falhas na organização
Uma outra estratégia interessante para detecção de gargalos nos processos de uma empresa é a utilização do Ciclo PDCA (plan/do/check/act). Através dessa ferramenta de análise crítica é possível não somente identificar as falhas e planejar as melhorias nos sistemas de trabalho da empresa (plan), como também agir (do) no sentido de implementar as mudanças, verificar se as distorções foram corrigidas (check) e, por fim, agir na correção de falhas remanescentes e retornar ao início do processo de melhoria (act).
Existem também pequenos indícios nos processos de sua empresa que podem indicar a necessidade de mudanças:
1) Celeridade
A instantaneidade no tráfego de informações dos dias hoje faz com que o segredo do sucesso não esteja em dispor de dados, mas em ser capaz de transformá-los em informações relevantes em um primeiro momento e, em seguida, em soluções para seus clientes. Se os processos em sua empresa circulam entre os departamentos sem fluxo contínuo, retornando várias vezes ao mesmo setor, por exemplo, esse é um forte indício de que há gargalos nos seus processos produtivos.
2) Excesso de centralização
Uma empresa que possui decisões descentralizadas em todos os níveis da cadeia hierárquica possui uma equipe mais motivada e rápida na solução de problemas. E descentralização com segurança se faz com treinamento. Se sua empresa possui meros “tarefeiros”, talvez haja distorções em algum ponto de seus processos.
3) Colaboradores desmotivados
Uma consequência natural do item anterior. Equipe desmotivada pode ser sintoma de processos deficientes.
Falar em redesenho/reengenharia de processos é falar de aumentar a eficiência produtiva, reduzir os custos, fortalecer a marca e melhorar a qualidade do que a empresa faz. E você, já fez uso das técnicas de mapeamento de processos para melhorar os resultados da sua organização?
Deixe aqui seu comentário ou entre em contato e vamos falar mais sobre as necessidades particulares de sua companhia!
