Dimensionamento da Gestão da Qualidade

Os sistemas de Gestão da Qualidade complexos têm excesso de documentação, padrões desnecessários, burocracia e um sentimento permanente de “carregar uma cruz”, unânime em todos da organização. Tudo isso “justificado” pelo tal Sistema de Gestão da Qualidade, muitas vezes um monstro desconhecido pela maioria, e que pode levar sua empresa para um abismo de ineficiência sem volta.

Há muito tempo gostaria de tratar sobre o dimensionamento do Sistema de Gestão da Qualidade, sobretudo àquele aplicado em pequenas e médias empresas que precisam de algo prático e eficaz para impulsioná-las na luta diária contra as grandes empresas da economia.

Acompanho há alguns anos, testemunhos sinceros de colaboradores e empresários que simplesmente não conseguiram obter qualquer vantagem com a implantação de normas de gestão da qualidade, consequentemente, muitos reclamam que após a implantação, o trabalho dobrou e constantemente eles se veem cercados por “atividades documentais” sem sentido e devoradoras de tempo.

Existem diversas causas relacionadas ao problema citado acima, entre elas estão:

• Falta de experiência do pessoal responsável pela implantação do sistema da qualidade;
• Profissionalismo duvidoso de consultores que apresentam “receitas prontas” para obtenção da certificação, sem uma análise cuidadosa das necessidades da empresa contratante;
• Excesso de controle por parte dos responsáveis pelo Sistema de Gestão da Qualidade, muitas vezes estabelecido erroneamente pela norma e seus requisitos;
• Criação excessiva de padrões, muitas vezes criados sem uma análise cuidadosa dos processos e suas falhas.

No decorrer destes anos que atuo na área, já perdi a conta de quantas vezes vi documentos que padronizavam até mesmo o retrabalho e o excesso de inspeção.

De fato, existem outros problemas, mas gostaria de proporcionar mais espaço para as boas práticas que uma pequena e média empresa (grande também!), pode adotar para deixar sua gestão da qualidade mais leve, eficaz e interessante.

Aproveite a multifuncionalidade

Empresas menores possuem um nível muito maior de multifuncionalidade em suas funções do que empresas maiores, ou seja, a pessoa que ocupa cada cargo tem uma visão mais abrangente dos demais processos e consegue dimensionar melhor o impacto ou necessidade de um novo padrão ou a implantação de uma nova atividade.

Diminua seus padrões documentados

Embora não exista uma regra, é comum que grandes empresas possuam diversos padrões, pois cada processo é desempenhado por muitas pessoas com experiências e conhecimentos distintos, mas essa não é a realidade das pequenas empresas, muitas vezes com atividades desempenhadas por uma ou duas pessoas, quase sempre treinadas no trabalho do dia-a-dia (On the job).

Considere que a probabilidade de uma tarefa ser executada fora do padrão, no caso de uma pequena empresa, o impacto é muito menor do que em uma grande empresa, por isso, simplifique e até exclua padrões documentados desnecessários para a sua empresa.

Use a tecnologia

Com a consolidação do Cloud Computing, muitos softwares de gestão ficaram baratos e acessíveis para empresas menores, por isso explore essa oportunidade e aproveite todos os benefícios e automatização que essas ferramentas podem dar ao seu sistema de gestão. Aqui na Q2 Management, nós usamos o OneDrive para armazenamento e compartilhamento de arquivos, o Pipefy para gestão dos clientes e o Zoho Projects para a gestão dos nossos projetos, mas existem muitos outros que são gratuitos ou possuem um custo acessível. Use a tecnologia e não fique mais refém de planilhas e formulários que mais atrapalham do que ajudam.

Seja criativo

É incrível, mas mesmo sem querer, a normalização causou um engessamento da criatividade em diversas empresas. Ainda desenhamos sistemas de gestão da qualidade como fazíamos há 10 anos, com os mesmos métodos, as mesmas ferramentas e da mesma forma. Por favor, peço uma coisa para você que atua na qualidade (ou qualquer outra área) – PENSE DIFERENTE, pois a norma é apenas um meio e precisa se ajustar à criatividade e processo de inovação aplicáveis e vitais à gestão de cada empresa.

Outras alternativas? Sem dúvida! Você, com certeza vai descobri-las se estiver atento as reações que cada pessoa expressa com relação ao sistema da qualidade. Muitas vezes elas não falam, mas acham que tudo poderia ser diferente, entretanto, por desconhecerem a própria norma, deixam essas sugestões de lado, pois afinal a cultura da “norma não deixa” é dominante e impositiva.

Busque o diferente estabelecendo um bom senso com a norma, a necessidade e visão da empresa e a sua criatividade, assim alcançará êxito no trabalho realizado