A escolha de uma consultoria para ajudar sua empresa na certificação do PBQP-h, ISO 9001 e outras normas de gestão pode não ser uma tarefa tão simples e, muitas vezes, a falta de cuidado nesse processo pode gerar grandes frustrações e prejuízos. Pensando nisso, resolvemos apresentar um conjunto resumido de etapas e critérios que você pode (ou deve) seguir e avaliar para garantir que os resultados pretendidos pela sua empresa serão alcançados.
Minha empresa precisa de consultoria?
Talvez essa seja a primeira grande dúvida na contratação de consultoria e, para ter essa resposta, é importante entender que todo processo deve ser baseado em uma metodologia eficaz e na experiência adequada do consultor (ou consultores) envolvido no processo.
Considerando essas duas características, a empresa deve avaliar se “dentro de casa” ela tem a metodologia e a experiência adequada para conduzir esse projeto sozinha. Se a resposta for não, a contratação de uma consultoria trará grandes benefícios, pois além de acelerar o desenvolvimento de conhecimentos necessários para o alcance dos resultados, o investimento feito será menor do que àquele necessário para capacitar equipes internas e conduzir internamente esse projeto, nesse caso, a implantação de requisitos do PBQP-h ou outras normas de gestão.
Processo de seleção de uma consultoria
Posso citar diversos critérios e etapas para a seleção de uma consultoria para o seu projeto de implantação do PBQP-h ou outras normas de gestão, mas vou basear essa descrição no conjunto de requisitos estabelecidos pela norma NBR ISO 10019 – Diretrizes para a seleção de consultores de sistemas de gestão da qualidade e uso de seus serviços. Essa norma cita como primeiro e fundamental ponto a identificação das necessidades e expectativas em relação à consultoria para o sistema de gestão da qualidade, considerando:
- Objetivos gerais para a gestão da qualidade;
- Escopo do projeto;
- Prazos e principais marcos do projeto de implantação;
- Equipes envolvidas e respectivas responsabilidades e autoridades;
- Recursos necessários para o andamento e alcance dos resultados esperados;
- Funções e responsabilidades da equipe consultora;
- Entre outros.
Além dos pontos citados, vale ressaltar que é recomendável que a Alta Direção seja envolvida no processo de avaliação e seleção da consultoria, ou seja, deixar esse processo apenas com a sua área de Compras, por mais competência que ela tenha, pode resultar em uma escolha ineficaz para o projeto de implantação do PBQP-h ou qualquer outro em sua empresa.
Avaliação de competência do consultor
Naturalmente, o consultor ou consultora é o principal ator dentro do processo de consultoria, dessa forma, é muito importante que ele apresente competências adequadas, que colaborem para o desenvolvimento eficaz do projeto e, sobretudo, o alcance dos objetivos planejados. Podemos dividir esse conjunto de competências nos seguintes itens:
Atributos pessoais: atributos demonstrados que contribuam para o bom desempenho do consultor (Ex. Facilitador, Perceptivo, Comunicativo, Responsável, Prático, etc).
Nível de formação: educação formal apresentada pelo consultor em relação à complexidade exigida pelo projeto de consultoria.
Conhecimento e habilidades: demonstração clara de conhecimento sobre o PBQP-h, ISO 9001 e outras normas de gestão; normas técnicas relacionadas (Ex. NBR 15575); normas regulamentadoras (NR’s); legislações pertinentes; ferramentas e técnicas para a melhoria da qualidade e processos; softwares utilizados e habilidades inerentes à apresentação, aplicação e desenvolvimento desses conhecimentos ao longo do projeto.
Experiência de trabalho: experiência do consultor na condução de trabalhos iguais ou relacionados que demonstre sua capacidade no alcance dos resultados planejados e também na solução de possíveis problemas ao longo da execução do projeto de implantação dos requisitos do PBQP-h e outras normas de gestão.
Comportamento ético: identificação de possíveis desvios éticos na atuação do consultor, entre eles, o conflito de interesses entre o consultor e a própria empresa ou funcionários dela; quebra de confidencialidade; independência em relação ao organismo certificador; criação de dependências desnecessária de seus serviços e outros.
Complementando todos estes aspectos, é extremamente válido avaliar durante a fase de contratação da consultoria, se os consultores também apresentam a melhoria contínua de suas competências através de trabalhos adicionais, treinamentos, formação continuada, participação em feiras e congressos, grupos técnicos, etc.
Cuidados com o contrato
Obviamente, o primeiro cuidado é o de realmente estabelecer um contrato ou documento correlato, pois muitas empresas acabam não dando importância para esse tipo de formalização. O segundo cuidado está associado com o conteúdo do contrato de consultoria que precisa estabelecer, entre outras coisas:
- Objetivos contratuais específicos, mensuráveis, realistas e com prazos definidos;
- Escopo e limitações do projeto;
- Responsabilidades da empresa contratante e da equipe de consultoria;
- Plano detalhado com marcos do projeto e resultados esperados;
- Processos de comunicação com as partes interessadas pertinentes ao projeto;
- Competências necessárias para a equipe de consultores e regras claras sobre possíveis trocas de profissionais dessa equipe;
- Resumo das etapas do projeto ou referência a documentos que as descrevam;
- Rotinas de reuniões necessárias para o desenvolvimento e acompanhamento do projeto;
- Preços, formas de cobrança e regras de cancelamento do contrato;
- Entre outros.
Com tudo isso, certamente o risco da sua empresa ter problemas com a contratação de uma consultoria para a implantação do PBQP-h será muito menor do que àquelas que ainda teimam em realizar a contratação sem o auxílio de nenhum critério. Naturalmente, todos esses pontos também servem para a contratação de outras demandas de consultoria de gestão ou até mesmo de consultorias técnicas.
Lembrou de mais alguma coisa que pode colaborar com esse processo? Participe deixando seu comentário!
